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Was muss ich beachten, wenn ich eine elektronische Rechnung erhalte?

Was muss ich beachten, wenn ich eine elektronische Rechnung erhalte?

Mit 1.1.2013 wird das Versenden von elektronischen Rechnungen erheblich erleichtert. Es ist nun auch möglich, Rechnungen als E-Mails, E-Mail-Anhang, Web-Download und sogar als SMS oder MMS zu erhalten. Wenn Sie eine e-Rechnung erhalten, muss diese keine elektronische Signatur mehr enthalten.

Wichtig ist:

  • Sie als Empfänger der Rechnung müssen dem Erhalt der Rechnung in elektronischer Form zustimmen. Dies bedarf keiner besonderen Form. Es ist ausreichend, wenn die elektronische Rechnung stillschweigend angenommen wird.
  • Erhalten Sie eine Rechnung zweimal (einmal in Papierform und einmal elektronisch), ist auf der Rechnung ein Hinweis erforderlich, dass es sich um eine Mehrfach-Ausstellung handelt. Dies gilt auch, wenn eine Rechnung in mehreren Formaten ausgestellt wird (z.B. als PDF-Datei und XML-Datei).

Was muss ich alles überprüfen?

Wie bei herkömmlichen Rechnungen müssen Sie bei der Rechnung prüfen, ob alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale vorhanden sind. Weitere Voraussetzungen sind die Lesbarkeit, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Diese Merkmale können durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren überprüft werden.

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

Im Wesentlichen ist hierunter zu verstehen, dass kontrolliert werden muss, ob die Rechnung mit der Leistung und der dadurch entstandenen Zahlungsverpflichtung übereinstimmt.

Welche Methode Sie zum Überprüfen verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Es wird keine spezielle technische Verfahrensweise vorgeschrieben. Möglich ist ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen oder die manuelle Überprüfung.

Manuell: Die Rechnung wird mit den anderen geschäftlichen Unterlagen kontrolliert (z.B. mit der Bestellung, erhaltenen Leistung, E-Mail-Adresse des Lieferers, Lieferschein usw.). Sie sollten dokumentieren, wie Sie die Rechnungen prüfen. Die Dokumentation sollte als Nachweis aufbewahrt werden.

Archivieren der Rechnung

Die Rechnung muss archiviert werden. Eine elektronische Rechnung muss allerdings nicht zwangsweise in elektronischer Form aufbewahrt werden. Sie kann alternativ auch auf Papier ausgedruckt werden.

Es gelten hier die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich sind das bis auf wenige Ausnahmefälle sieben Jahre. (Neu: alle Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen 22 Jahre aufgehoben werden.)

Ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten (z.B. durch eine elektronische Signatur oder Dokumentation des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens) ist ebenfalls aufzubewahren.

Stand: 08. November 2012

Weitere Artikel der Ausgabe Dezember 2012:

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